La facturación electrónica es un asunto que últimamente ha estado entre las prioridades de los países de América Latina, siendo Chile y México los que más avaneces en este tema presentan, mientras que Colombia ocupa el tercer lugar.
De esta manera se reglamentó que, a partir de enero del 2019, todas las empresas del país deberán emitir factura electrónica de las ventas y comercialización de sus productos o servicios, así quedó estipulado en la Ley 1819 de la Reforma Tributaria de 2016, de no hacerlo corren el riesgo de ser sancionadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), con el pago de sanciones económicas o hasta el posible cierre temporal.
¿Cómo funciona?
La implementación de la factura electrónica va de la mano con la documentación digital, las estrategias de sistematización de las empresas y minimizar los procesos manuales. Todo para que las organizaciones puedan “gestionar de forma más ágil el envío de documentos electrónicos”, ya que se unificaría el idioma empresarial.
Esto permitirá que, sin importar el sistema de digitalización, haya un lenguaje común en el intercambio de documentos integrándose cada vez más a un mercado ya globalizado, así mismo la documentación digital también permitirá mejorar la búsqueda, la organización y el adecuado manejo de los espacios, que son sensibles en los archivos físicos actuales.
Beneficios y ventajas de la Factura Electrónica
- Inmediatez en el proceso de entrega de la factura: esto va a redundar en un mejor flujo de caja para todas las compañías, y un menor costo operativo.
- Acceso a un mercado financiero y de crédito: al tener todas las facturas aprobadas y aceptadas por los clientes se va a generar todo un esquema de factoring que ayudará también con el flujo de caja de las compañías.
- Disminución de costos de papel y almacenamiento físico de documentos.
transparencia entre clientes y proveedores. - Propiciar ambientes de colaboración electrónica entre clientes y proveedores.
- Tener todo sistematizado y en línea, agilizará el proceso de contabilización de facturas, la disminución del riesgo, y garantizará que los sistemas de contabilidad y de información, tanto del cliente como el proveedor, tengan la misma información
¿Quiénes están llamados a implementar Factura Electrónica?
- Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica (obligados)
- Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica (voluntarios)
- Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica. (voluntarios)
La factura electrónica es una realidad y se encuentra establecida dentro del marco de obligatoriedad, por esto en GreenSQA recomendamos incluir en su proyecto de facturación electrónica un especialista en aseguramiento de calidad de dicho servicio, esto le permitirá tener una implementación más ágil y “limpia”, también tenga en cuenta
- No esperar hasta que finalice el este año para empezar a implementar e impactar los modelos de negocio. Sin importar la fecha en que su empresa entre en vigencia, es mejor prepararse para la revisión y las pruebas con anticipación.
- Asesorarse de personas que tengan la experiencia en la implementación de facturas electrónicas, es indispensable con el fin de garantizar la adopción de la mejor práctica de negocio.
En GreenSQA tenemos la experiencia en asegurar la calidad de proyectos de implementación de procesos de facturación electrónica, lo que nos permite aplicar las mejores prácticas para asegurar los procesos de negocio altamente sensibles bajo la perspectiva de la obligatoriedad actual.
Hemos desarrollado proyectos con clientes que consumen el servicio de facturación electrónica y también clientes que desarrollan y prestan el servicio de facturación electrónica (proveedores del servicio) así mismo contamos con herramientas automáticas que permiten optimizar el proceso de pruebas de este tipo de proyectos, generando ahorro en el tiempo y disminuyendo el riesgo en la salida a producción.
