POLITICA PARA MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.Introducción

La presente Politica de Protección de Datos Personales, regula el tratamiento de la información personal recolectada y administrada por GreenSQA S.A. Su elaboración responde al cumplimiento de las obligaciones previstas en el Decreto 1377 del 2013 y con él se busca garantizar el derecho fundamental de habeas data y todos aquellos regulados mediante la Ley 1581 del 2012. El manual documenta y recoge los cambios organizacionales que se han adoptado para plasmar los procedimientos estandarizados de recolección, custodia y tratamiento de los datos personales.

2. Objetivo

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de GreenSQA S.A. 

3. Alcance

Esta política establece las directrices que GreenSQA S.A. ha definido para el adecuado manejo de los datos personales, los mecanismos para ejercer los derechos de los(as) titulares de información, así como indicar las finalidades del tratamiento, los deberes que tiene como responsable de información personal y regular otros aspectos en materia de protección de datos personales.

Estas directrices aplican a colaboradores(as), proveedores, contratistas, clientes, encargados, terceros en general y titulares de información personal.

4. Definiciones

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato público: Es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5. Disposiciones generales para el tratamiento de datos personales

GreenSQA S.A garantizará que el tratamiento de datos personales que se realice en el contexto de sus actividades o de las de terceros que actúen como sus encargados del tratamiento, se lleven a cabo de conformidad con la presente Política.

Esta Política es obligatoria y por lo tanto de forzoso cumplimiento para todos(as) los(as) colaboradores(as), proveedores, contratistas de GreenSQA S.A, y aquellos terceros que obren en su nombre.

GreenSQA S.A  y sus ENCARGADOS garantizarán que el tratamiento de datos personales sea legal. Se informará claramente al titular para qué se están recogiendo, utilizando, consultando o tratando sus datos personales, así como la medida en que dichos datos son o serán tratados.

La información y comunicación relativa al tratamiento de datos personales será de fácil acceso y entendimiento, siempre se utilizará un lenguaje sencillo y claro.

GreenSQA S.A  garantizará que el tratamiento de los datos personales se dé previa autorización del titular o sobre alguna otra base legítima establecida conforme a Derecho, incluida la necesidad de cumplir la obligación legal aplicable al responsable del tratamiento o la necesidad de ejecutar un contrato en el que sea parte el interesado o con objeto de tomar medidas a instancia del interesado con anterioridad a la conclusión de un contrato.

6. Principios del tratamiento

  • GreenSQA S.A aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
  • Principio de legalidad: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  • Principio de libertad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de finalidad: el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por GreenSQA, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de GreenSQA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  • Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados. Frente a estos propósitos, la obligación de GreenSQA S.A, será de medio.
  • Principio de seguridad: los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por GreenSQA S.A, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de controles tecnológicos de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  • Principio de confidencialidad: todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases o bancos de datos de GreenSQA S.A, se comprometen a conservar y mantener la confidencialidad de la información personal, que conozcan durante y después de la ejecución de su cargo.

7. Deberes de GreenSQA S.A como responsable del tratamiento de datos

GreenSQA S.A tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Cuando GreenSQA S.A  actúe como el responsable de decidir sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, sea por sí mismo o en asocio con otros, garantizará al titular, en todo tiempo, lo siguiente:

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los(as) titulares.
  • El pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Obtener y conservar, copia de la autorización para el tratamiento. La autorización también informar al titular la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten y el uso dado a sus datos.
  • La conservación de la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • La rectificación de la información cuando sea incorrecta.
  • La entrega de información personal a los encargados, únicamente cuando el tratamiento este autorizado por el titular. Ante lo anterior, GreenSQA S.A exigirá al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.Frente a su relación con los encargados, GreenSQA S.A garantizará:
  • Que la información suministrada al encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Ante una actualización y/o rectificación de datos personales, comunicar oportunamente al encargado, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y hasta finalizado el trámite respectivo.

8. Deberes de GreenSQA S.A como encargado del tratamiento 

Sin perjuicio de lo contenido en la ley, son deberes de GreenSQA S.A en calidad de encargado del tratamiento, lo siguiente:

  • Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos personales.
  • Gestionar el ejercicio de derechos de los titulares (actualización, rectificación, supresión, y revocatoria de la autorización) de acuerdo a los términos de respuesta definidos por ley. Así como registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” o insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento, no autorizado o necesario.

9. Finalidades para el tratamiento de datos personales

GreenSQA S.A, utilizará los datos personales de sus grupos de interés principalmente para el cumplimiento de sus actividades como empresa, empleador y para los fines contractuales necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones legales y aquellas inherentes a las relaciones de índole precontractual, contractual y la poscontractual de conformidad con las normas que regulen la materia

Las finalidades específicas están contenidas en la autorización para el tratamiento que cada titular, según el grupo de interés al que pertenezca: colaborador(a), contratista, proveedor, cliente comunidad. A manera de ejemplo, a continuación, se presentan de manera general dichas finalidades:

  • Enviar comunicaciones comerciales por cualquier medio físico o electrónico (correo, SMS, MMS, fax, WhatsApp, redes sociales, etc.) sobre productos o servicios de GreenSQA, aliados comerciales y/o estratégicos.
  • Transferir y/o transmitir internacionalmente los datos a un tercero, según la normatividad vigente.
  • Realizar investigación de mercados, conocimiento del perfil comercial o transaccional del titular, telemercadeo, elaborar encuestas de satisfacción y entrevistas de opinión.
  • Consultar y obtener información de centrales de riesgo crediticio u operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países o entidades similares.
  • Elaborar estudios técnicos, estadísticos, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado con el sector o la prestación de servicios.
  • Crear bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los titulares de datos personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
  • Compartir su información personal con aliados comerciales o estratégicos, a fin de que estas puedan tratarla para las mismas finalidades autorizadas en la presente autorización.
  • Gestionar todos los procesos administrativos internos de GreenSQA S.A, en materia de administración de proveedores, contratistas y colaboradores(as).
  • Usar sus datos para mejorar la implementación de procesos, la prestación del servicio o del producto ofrecido o adquirido.
  • Las demás finalidades que determinen GreenSQA S.A en desarrollo de su objeto social, las cuales en todo caso serán conforme con la ley y en especial el cumplimiento específico en materia de protección de datos.

10. Autorización para el tratamiento de datos personales 

GreenSQA S.A requerirá al titular su autorización previa, expresa e informada, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

La autorización no será necesaria cuando se trate de: a) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) datos de naturaleza pública; c) casos de urgencia médica o sanitaria; d) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) datos relacionados con el registro civil de las personas.

Con el fin de garantizar los derechos del titular de información personal, GreenSQA S.A en su condición de responsable del tratamiento ha dispuesto los canales y mecanismos necesarios para obtener la respectiva autorización, garantizando en todo caso, que sea posible verificar el otorgamiento de la misma. GreenSQA S.A podrá pedir su autorización de a través de documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, oral, mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

En ningún caso el silencio del titular se asimilará a una conducta inequívoca. Se tendrá como conductas inequívocas el envío de datos personales adjuntos a los correos electrónicos corporativos de GreenSQA S.A o el ingreso o cargue de los mismos a través de las plataformas o aplicativos establecidos para tal efecto.

11. Disposiciones específicas para el tratamiento de los datos personales

GreenSQA S.A garantizará que los datos personales solo sean tratados de acuerdo a las finalidades establecidas en la autorización o para dar cumplimiento a un deber legal o contractual. La finalidad particular del tratamiento se informará al titular al obtener su autorización.

GreenSQA S.A podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público y que sea catalogada como dato público para crear o complementar sus bases de datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente Política, con las salvedades contenidas en la ley.

11.1 Tratamiento de datos de categoría especial  

GreenSQA S.A, comprende que en su actividad puede llegar a recolectar y tratar datos personales de categoría especial, cuando esto ocurra, garantizará una protección especial para aquellos datos de que recolecte y trate, entendidos como información sensible y de menores de edad. Además de dar cumplimiento a la Ley 1581 del 2012, garantizará:

  • Que la autorización sobre datos sensibles sea explicita, clara y previa.
  • El derecho que tiene todo titular de autorizar voluntaria y libremente el tratamiento de sus datos.
  • Que la autorización para el tratamiento de datos sensibles sea explicita en cuanto a la voluntad de autorizar el tratamiento.
  • Tratar los datos de menores de edad previa autorización del padre, acudiente o representante legal, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior y derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
  • Que no se usarán los datos de menores de edad, para fines de mercadeo, ni se incluirán para custodia en bases de datos que cuenten con dicha finalidad.

12. Derechos de los titulares de información personal

GreenSQA S.A garantizará que a todos los(as) titulares, se les permita el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión, como también revocar de la autorización.

  • Derecho de acceso: conocer si se está tratando o no sus datos de carácter personal, obtener copia de los datos objeto de tratamiento, los fines del tratamiento, las categorías de datos personales que se tratan, los destinatarios a los que se les comparte o compartirá la información personal y cómo se obtuvieron los datos personales.
  • Derecho de rectificación: rectificar los datos personales inexactos o incompletos que reposen en las bases de datos de GreenSQA S.A que le conciernan.
  • Derecho de actualización: solicitar la actualización de sus datos personales.
  • Derecho de supresión: solicitar la supresión de sus datos personales. Se dejará de tratar los datos personales, salvo que sean necesarios para garantizar intereses, derechos y libertades del interesado, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
  • Derecho de oposición o revocación: oponerse al tratamiento de información que esté realizando GreenSQA S.A, cuando el tratamiento tenga una finalidad relacionada con la mercadotécnica, incluida la elaboración de perfiles o cuando el titular indique la existencia de un tratamiento indebido o que vulnere su privacidad. En este caso, podrá solicitar la revocatoria de la autorización sobre uno o varios tratamientos.

El derecho de revocación, no será aplicable para aquellos datos y fines necesarios para el cumplimiento de deberes legales y/o contractuales

13. Procedimiento para la atención de ejercicios de derechos

Solo el(la) titular de información personal, previa acreditación de su identidad podrá solicitar el ejercicio de sus derechos.

Los(as) causahabientes, representante y/o apoderado(a) del titular, podrán ejercer los derechos del titular si acreditan la autorización o derecho legal.

Toda solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por GreenSQA S.A, señalados en el presente documento, y contener, como mínimo: el nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia; los documentos que acrediten la identidad o la representación; la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

13.1 Procedimiento para realizar una consulta  

  • Los(as) titulares, causahabientes o sus intermediarios debidamente autorizados, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.
  • El titular puede realizar la consulta por medio escrito o verbal a través de los canales definidos en el numeral 14. de este documento.
  • Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.}
  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso será superior a 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

13.2 Procedimiento para realizar un reclamo

  • Los titulares, causahabientes o sus intermediarios debidamente autorizados, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo a través de los canales habilitados.
  • El titular puede realizar el reclamo por medio escrito o verbal a través de los canales definidos en el numeral 14. de este documento.
  • Si el reclamo resulta incompleto, GreenSQA S.A requerirá al titular dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud para que complete y subsane su petición.
  • Si transcurren 2 meses desde la fecha del requerimiento sin que el titular haya dado respuesta, se entenderá desistida la pretensión.
  • Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien sí lo sea para que resuelva en un término máximo de 2 días hábiles e informará de tal hecho al titular.
  • Si el reclamo es recibido de manera completa o se ha completado posteriormente, se incluirá, dentro de los 2 días hábiles siguientes, una leyenda en la base de datos que indique “reclamo en trámite”.
  • El reclamo se resolverá en un término máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de recibo del mismo. En caso de que no ser posible se informará al titular la demora, los motivos y la fecha de respuesta mediante comunicación dirigida a la dirección física o electrónica de notificación que haya indicado. En todo caso, el término de respuesta no será superior a 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

 13.3. Procedimiento para solicitar la supresión de datos

La supresión (eliminación) de los datos personales podrá ser solicitada cuando:

  • Se considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información de los registros, archivos, bases de datos personal de acuerdo con lo solicitado por el titular. El derecho de cancelación no es absoluto, se negará el ejercicio del mismo cuando:
  • El(la) titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  • El titular puede realizar la solicitud por medio escrito o verbal a través de los canales definidos en el numeral 14. de este documento

13.4. Procedimiento para solicitar la revocatoria de la autorización 

  • Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
  • El(la) titular podrá revocar la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que GreenSQA S.A deje de tratar por completo los datos del titular; o solicitar la revocación sobre determinadas finalidades o datos; por ejemplo, para fines comerciales.
  • El titular puede realizar la solicitud por medio escrito o verbal a través de los canales definidos en el numeral 14. de este documento.

14. Canales para el ejercicio de derechos

 En caso de presentarse alguna duda o inquietud sobre la presente Política o el tratamiento y uso de la información personal, ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos y revocar la autorización; podrá dirigir sus consultas, peticiones, quejas o reclamos a través de los siguientes canales:

*Página web:  www.greensqa.com  opción contacto 

*Tel: 032 489 6956

*info@greensqa.com

*Celular: 317 442 2191

De manera presencial, dirigiéndose directamente a nuestra sede principal:

Carrera 85b Nº 14 – 46 / El Ingenio II- Cali – Colombia

15. Seguridad de la información y medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, GreenSQA S.A ratifica que la información que repose en sus bases de datos, no será usada o tratada de manera distinta los parámetros dados en la presente Política; razón por la cual procura proteger la privacidad de la información personal y conservarla bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos del titular, según lo estipulado en la ley.

GreenSQA S.A se encuentra eximido de responsabilidad frente a las obligaciones adquiridas a través de la presente Política, cuando por cualquier circunstancia una autoridad competente solicite que sea revelada la información personal que custodie, para actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a cualquier tipo de obligación, proceso, investigación, persecución, o actualización de datos acción de interés público, o entrega de reportes tributarios, entre otros.

16. Transmisión y transferencia de datos personales

GreenSQA S.A solo realizará transferencias de datos personales que sean objeto de tratamiento o vayan a serlo tras su transferencia a un tercer país u organización internacional, cuando se cumplan las condiciones establecidas en la Ley 1581 del 2012 y demás normas que regulen en la misma materia. Así mismo, solo realizará la transferencia de datos personales a un tercer país u organización internacional cuando dicho país garantice un nivel de protección adecuado.

Para compartir información con terceros o aliados comerciales, GreenSQA S.A garantizará la autorización del titular, aun cuando la base de datos solicitada, corresponda a titulares que ya hayan entregado su información al tercero o aliado. En caso de no poseerla, no se compartirá la información.

GreenSQA S.A, tomará las medidas necesarias para que los terceros a los cuales se les transmita información, se comprometan a observar esta Política y únicamente usen los datos que se les entreguen para los asuntos definidos por GreenSQA S.A, mientras la relación y/o necesidad subsista.

17. Oficial de protección de datos

La empresa cuenta en su interior con el rol de Oficial de protección de datos personales. Este rol será el encargado tanto de la atención de las peticiones, consultas y reclamos que pueda realizar el titular del dato personal, como consecuencia de su ejercicio de derechos (entendidos estos como los de: conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización), como de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por GreenSQA para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de cada empresa.

Para todo efecto, el Oficial de protección de datos personales recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a las respectivas dependencias, las cuales, una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos del titular.

18. Registro nacional de base de datos

De acuerdo con el artículo 25 de la Ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios, GreenSQA S.A deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 002 de 2015.

19. Período de vigencia de la base de datos

La vigencia de las bases de datos dependerá de las finalidades del tratamiento establecidas en la presente política, de las normas especiales que regulen la materia y se mantendrán vigentes durante el tiempo en que GreenSQA S.A ejerza las actividades propias o conexas de su objeto social.

20. Vigencia de la Política de Protección de Datos Personales

La presente política deroga y reemplaza todas las versiones anteriores de la Política de Tratamiento de Datos Personales del GreenSQA y rige a partir del 01.Sep.2020.